Две функции: соблюдение норм и соблюдение анти-отмывания денег и борьбы с финансированием терроризма (AML & TF) выполняются сотрудником по соблюдению AML (MLRO). Сотрудники по соблюдению AML выполняют свои функции независимо от деятельности и услуг, которые они контролируют. Сотрудники по соблюдению AML подчиняются напрямую Совету директоров.
Функция соблюдения норм включает в себя следующие обязанности:
Сотрудник по соблюдению норм AML наделен следующими полномочиями:
Обязанности сотрудника по соблюдению норм AML:
Сотрудник по соблюдению норм AML должен постоянно мониторить деятельность компании и ее клиентов на предмет признаков отмывания денег, проверяя торговые журналы, выписки по счетам, отчеты о несоответствиях или другие отчеты и документацию на наличие признаков подозрительной активности.
Сотрудник по соблюдению норм AML несет ответственность за сотрудничество с регуляторами при расследованиях по отмыванию денег; предоставляет всю запрашиваемую документацию и информацию федеральным, государственным и саморегулирующимся организациям.
Получение отчетов о подозрительной активности
Сотрудник по соблюдению норм AML должен принимать все отчеты сотрудников о подозрительной активности или возможных нарушениях программы AML. Он должен принимать такие отчеты конфиденциально от руководителей департаментов или напрямую от любого сотрудника.
Сотрудник по соблюдению норм AML должен проводить всестороннее расследование каждого случая подозрительного поведения. Процесс расследования, а также все данные, собранные в ходе расследования, вместе с окончательным решением сотрудника по соблюдению норм AML по результатам расследования, должны быть задокументированы.
Компания должна предпринять все разумные меры для обеспечения того, чтобы счета не использовались для хранения активов, полученных в результате или для содействия совершению преступной деятельности или для любых целей, противоречащих Закону о предотвращении отмывания денег (Money Laundering (Prevention) Act) и Регламентам. Чтобы минимизировать риск отмывания денег, компания не будет принимать наличные депозиты.
2.2.1 Внедрение подхода, основанного на оценке рисков
Компания будет применять соответствующие меры и процедуры, основываясь на подходе, ориентированном на риски, чтобы сосредоточить усилия в тех областях, где риск отмывания денег и финансирования терроризма кажется выше. Подход, основанный на оценке рисков, должен:
(a) Признавать, что угроза отмывания денег или финансирования терроризма варьируется в зависимости от клиентов, стран, услуг и финансовых инструментов;
(b) Позволять Совету директоров различать клиентов компании таким образом, чтобы это соответствовало риску их конкретного бизнеса;
(c) Позволять Совету директоров применять собственный подход при формулировании политики, процедур и контроля в ответ на конкретные обстоятельства и особенности;
(d) Способствовать созданию более экономичной системы; и
(e) Содействовать приоритетности усилий и действий компании в ответ на вероятность совершения отмывания денег или финансирования терроризма с использованием предоставляемых услуг.
2.2.2 Обязанность при установлении деловых отношений
Компания не может проводить разовую сделку или формировать деловые отношения в ходе соответствующей финансовой деятельности, если:
(i) у неё нет процедур по предотвращению отмывания денег, что означает:
(ii) она информирует своих сотрудников о юридических обязанностях и процедурах компании; и
(iii) она поддерживает процедуры обучения.
Для этих целей разовая сделка — это сделка, не осуществляемая в рамках установленного делового отношения.
Компания не будет вести бизнес с лицами, использующими явно вымышленные имена или адреса, и не будет держать анонимные счета.
Запросы от СМИ — любой запрос на заявление или информацию от СМИ или других источников должен быть направлен в MLRO для обработки.
2.2.3 Процедуры идентификации
Компания должна обеспечить, чтобы как можно скорее после первого контакта, а в любом случае до перевода или выплаты денег третьей стороне, были предоставлены удовлетворительные доказательства или приняты другие меры, которые обеспечат получение удовлетворительных доказательств идентификации клиента или контрагента (далее — «заявитель»). Если клиент действует от имени другого лица, обязательства по идентификации распространяются на получение достаточных доказательств идентификации этого третьего лица. Если удовлетворительные доказательства не предоставлены, компания не будет продолжать дальнейшее сотрудничество и прекратит все отношения с клиентом. Если возникает подозрение или знание о возможном отмывании денег, это будет незамедлительно сообщено в MLRO согласно установленным процедурам.
Методы идентификации
Компания должна убедиться, что имеет дело с реальным лицом или юридическим лицом, и получить достаточные доказательства, чтобы установить, что заявитель является этим лицом или организацией. Когда компания полагается на третью сторону для идентификации или подтверждения личности заявителя, общая юридическая ответственность за обеспечение правильности процедур и получения доказательств лежит на компании.
Поскольку ни одна форма идентификации не может быть полностью гарантирована как подлинная или правильная, процесс идентификации должен быть кумулятивным, и не может использоваться только один документ или источник данных (кроме как базы данных, построенной на основе надежных источников информации).
Компания примет все необходимые меры в соответствии с применимым Законом о предотвращении отмывания денег и Регламентами, чтобы установить личность своих клиентов и бенефициарных владельцев. Без исключений любой потенциальный новый клиент должен быть представлен существующим клиентом и/или должен иметь существующие отношения с компанией.
Ниже приведены примеры подходящих документальных доказательств. Следует удостовериться, что все представленные документы являются оригиналами или заверенными копиями, удостоверенными адвокатом, нотариусом или авторизованным финансовым посредником. Все документы должны быть получены из надежных источников, где их подделка или незаконное получение затруднено. Фотокопии всех документов, удостоверяющих личность, должны быть сделаны на территории компании и/или перед исполнительным директором, MLRO или лицом, назначенным компанией.
Должная осмотрительность
Важно собирать и регистрировать информацию, охватывающую следующие категории:
Индивидуальные клиенты
Личность клиента должна быть установлена в соответствии с официальными документами или другими доказательствами, которые могут быть подходящими в зависимости от обстоятельств, включая, без ограничений: полное имя; дата и место рождения; национальность; семейное положение; имя супруги/супруга (если состоит в браке); имя родителей; полный адрес, включая телефонный номер и код города; телефон и электронная почта, подпись, профессия; информация о доходах и финансовом положении. Документы, удостоверяющие личность, должны быть действующими на момент открытия счета.
Компания также должна получить отдельные доказательства постоянного места жительства заявителя. Для этого следует использовать наиболее надежные источники. Рекомендуется подтвердить адрес с помощью следующих шагов:
Документы, удостоверяющие личность, которые не содержат фотографии или подписи и которые легко получить (например, свидетельство о рождении или водительское удостоверение), не принимаются как единственное средство идентификации.
Корпоративные клиенты
Если заявитель — компания, зарегистрированная на признанной или утвержденной фондовой бирже, или если существует независимое доказательство того, что заявитель является дочерней компанией или полностью контролируемой дочерней компанией такой компании, дополнительные шаги для проверки идентификации, помимо обычных коммерческих проверок и должной осмотрительности, обычно не требуются.
Если заявитель — не котируемая компания, где ни один из основных директоров или акционеров еще не имеет счета у нас, будут получены следующие документы из официальных или признанных независимых источников:
описание и виды деятельности, включая:
Компания должна, насколько это возможно, получить реестр участников или список имен и адресов акционеров, владеющих контрольным пакетом акций компании, и, если необходимо, получить данные, которые требуются от индивидуальных клиентов в отношении бенефициарных владельцев корпоративных акционеров, которые обладают десятью процентами (10%) или более выпущенных акций компании.
Трасты
Если клиент является трастовым управляющим, компания будет обеспечивать понимание структуры траста на основе информации и документов, предоставленных клиентом, в достаточной степени для определения источника средств (например, учредитель), тех, кто контролирует средства (например, управляющие трастом), и любых лиц или организаций, имеющих право снять управляющих трастом. Управляющий трастом должен удостовериться в личности учредителя или любого лица, добавляющего средства в траст, в соответствии с процедурами по верификации личности клиентов, и управляющий трастом должен признать цель и природу траста, а также идентичность средств, помещенных в него. Компания примет разумное решение относительно необходимости дополнительной проверки.
Бенефициарные владельцы
Должна проводиться проверка всех основных владельцев, идентифицированных в соответствии с нижеследующими принципами:
Физические лица: если заявитель является физическим лицом, компания должна четко установить, на основе информации и документов, предоставленных клиентом, действует ли клиент от своего имени.
Юридические лица: если клиентом является компания, например, частная инвестиционная компания, компания должна понимать структуру компании на основе информации и документов, предоставленных клиентом, достаточно для определения источника средств, основного владельца акций и тех, кто контролирует средства, например, директоров и тех, кто имеет право давать указания директорам компании. В отношении других акционеров компания примет разумное решение относительно необходимости дополнительной проверки. Этот принцип применяется независимо от того, зарегистрирован ли капитал в виде именных или на предъявителя акций.
2.2.4 Страны с высоким риском
Компания применяет повышенное внимание к клиентам и бенефициарным владельцам, которые проживают в странах, идентифицированных надежными источниками как имеющие недостаточные стандарты борьбы с отмыванием денег или представляющие высокий риск для преступности и коррупции. Компания применяет более строгие стандарты к операциям, осуществляемым клиентами или бенефициарными владельцами, находящимися в таких странах.
Оффшорные юрисдикции
Риски, связанные с организациями, зарегистрированными в оффшорных юрисдикциях, охватываются процедурами due diligence, изложенными в этих рекомендациях. Однако компания применяет более строгие стандарты к операциям, осуществляемым клиентами или бенефициарными владельцами, которые находятся в таких юрисдикциях.
Высокий риск деятельности
Клиенты и бенефициарные владельцы, чье богатство происходит от деятельности, известной как подверженной отмыванию денег, будут подвергаться повышенному вниманию.
Публичные должностные лица
Лица, занимающие или занимавшие должности публичного доверия, такие как государственные чиновники, высокопрофильные руководители государственных корпораций, политики, чиновники политических партий и их семьи и близкие соратники, будут подвергаться повышенному вниманию.
2.2.5 Ответственность за верификацию
Ответственность за проверку личности каждого нового заявителя при принятии нового клиента возлагается на MLRO. Процедуры проверки должны быть завершены, и удовлетворительные доказательства личности нового заявителя должны быть получены до того, как заявителю будет отправлено соглашение с клиентом, за исключением исключительных случаев (по решению, оформленному письменно Compliance Officer).
2.2.6 Процедуры верификации
Процесс верификации должен быть задокументирован путем внесения соответствующей информации в Анкету для идентификации клиента компании.
Если возникают сомнения, какую информацию нужно получить для верификации личности заявителя, сотрудники должны немедленно проконсультироваться с MLRO перед началом любых операций.
2.2.7 Утверждение Compliance Officer
После завершения анкета для идентификации клиента должна быть заполнена и подписана сотрудником или лицом, назначенным компанией, и передана Compliance Officer для учета. Для каждого заявителя Compliance Officer также должен подписать формы и будет ответственен за решение, какую дополнительную информацию, включая документацию, требуется получить перед началом работы с заявителем.
2.2.8 Процедуры хранения записей
Компания также должна хранить все записи не менее 5 лет с даты завершения транзакции. Эти записи должны включать подтверждение личности контрагента и запись о транзакциях с этим клиентом или для этого клиента.
2.2.9 Мониторинг и периодические обзоры
Компания примет обоснованное решение о том, какие дополнительные шаги due diligence, если таковые имеются, необходимо предпринять в отношении существующих клиентов, а также внедрит следующую систему периодических обзоров активности на клиентских счетах:
Сотрудники, которые обрабатывают или несут ответственность за управление транзакциями, которые могут быть связаны с отмыванием денег, должны быть осведомлены о:
Все сотрудники будут иметь доступ к законам и любым соответствующим рекомендациям, а также получать периодическое обучение в дополнение к информации, представленной в этом документе. Это должно включать семинары, организуемые Compliance Officer. Сотрудники должны регулярно обновлять свои знания этих процедур, учитывая серьезность последствий нарушения Закона и Нормативных актов.
Необходимо вести запись о проведенном обучении по борьбе с отмыванием денег, включая даты, содержание и имена получивших обучение.
Все сотрудники обязаны по закону и нормативным актам сообщать информацию, которая попадает в их поле зрения и дает основания для подозрения или разумных оснований для подозрения на отмывание денег. Таким образом, даже если сотрудник фактически не знает или не подозревает, но должен был бы разумно знать или подозревать и не сообщает, он будет нарушать закон. Для этого необходимо проводить постоянное наблюдение за подозрительными транзакциями. Знание своих клиентов — это важнейшая линия защиты компании от отмывания денег или его обнаружения. Важно, чтобы компания проверяла личность новых контрагентов, удостоверялась, что они занимаются добросовестной предпринимательской деятельностью, и что они разделяют высокие стандарты компании в вопросах честности и деловой практики.
Знание, связанное с отмыванием денег, в прошлом было определено достаточно широко и включает: преднамеренное игнорирование очевидного, преднамеренное и безответственное уклонение от проведения расследований, которые разумный и честный человек провел бы, знание обстоятельств, которые могли бы указывать на факты, которые должны насторожить такого честного и разумного человека или поставить его на расследование.
Подозрение оценивается на субъективной основе, хотя оно выходит за рамки простой спекуляции. Разумные основания для подозрения вводят объективный критерий, а не субъективное подозрение. Это может включать в себя преднамеренную слепоту (т.е. игнорирование очевидного), небрежность (безрассудное уклонение от проведения надлежащих расследований) и неспособность адекватно оценить факты и информацию, представленную или доступную. Следует отметить, что подозрение зависит от характера отношений и транзакции, а также от конкретных обстоятельств каждого случая.
Компания будет обеспечивать, чтобы сотрудники предприняли все разумные шаги в конкретных обстоятельствах, чтобы узнать своего клиента и понять обоснование транзакции или инструкции. Компания будет хранить записи о сообщениях, сделанных сотрудниками, а также о сообщениях, отправленных в регулирующий орган.
Подозрительная транзакция часто бывает такой, которая не соответствует известному законному бизнесу клиента. Для облегчения оценки подозрительной транзакции внимание будет уделяться пониманию бизнеса клиента и надлежащему ведению записей. Бизнес клиента, его требования и надлежащее ведение записей способствуют этой оценке. Ответственность за сообщение о знании или подозрении на отмывание денег лежит на всех сотрудниках.
Следующие вопросы могут помочь определить, является ли транзакция подозрительной:
Подозрения на отмывание денег, даже самые незначительные, должны немедленно обсуждаться с MLRO. В этом руководстве предусмотрена внутренняя форма для сообщения о подозрении или знании отмывания денег.
Также должны быть предприняты шаги для мониторинга счетов, открытых от имени клиентов, занимающих публичные должности, таких как государственные служащие, политики и любые известные связанные счета.
Сообщение о подозрении является защитой от иска за нарушение конфиденциальности. Однако любые заявления в прессе или другие публичные высказывания должны проходить через MLRO или его заместителя. Сообщение, сделанное добросовестно, освобождает вовлеченных лиц от уголовной, гражданской или административной ответственности. Конфиденциальность в процессе расследования имеет первостепенное значение, и сотрудники должны помнить о правонарушении "предупреждения".
Сотрудники обязаны сообщать MLRO о любых подозрениях, связанных с отмыванием денег.
Подозрение должно быть полностью задокументировано, включая имя и местоположение сотрудника, который сообщил, полные данные клиента и описание информации, которая вызвала подозрение.
Все внутренние запросы, сделанные в связи с отчетом, а также причины, по которым отчет был представлен или не был представлен, также должны быть задокументированы.
MLRO должен напомнить сотруднику, сообщившему о подозрении, чтобы тот избегал «предупреждения» субъекта сообщения, и что информация о сообщении не должна раскрывать третьим лицам.
Требование о сообщении также включает ситуации, когда бизнес или транзакция не были завершены, потому что обстоятельства, связанные с заявкой или предложением, вызывают подозрение на отмывание денег.
Мы будем документировать нашу верификацию, включая всю предоставленную клиентом информацию для удостоверения личности, методы и результаты верификации, а также разрешение любых расхождений в идентификационной информации. Мы будем хранить записи, содержащие описание любого документа, на который мы полагались для подтверждения личности клиента, указывая тип документа, любые идентификационные номера в нем, место выдачи, дату выдачи и дату истечения срока. Что касается недокументарной верификации, мы будем хранить документы, описывающие методы и результаты любых мер, которые мы предприняли для верификации личности клиента. Мы будем хранить все данные по удостоверению личности в течение пяти лет после закрытия счета. Мы будем хранить записи о верификации личности клиента в течение пяти лет после их создания.
Компания обязана удостовериться, что каждый клиент подал надлежащим образом подписанную анкету «Знай своего клиента» (KYC).
Компания обязана предоставить клиенту соответствующую помощь для точного заполнения анкеты KYC. Компания должна проинформировать всех клиентов о важности точного заполнения анкеты KYC для обеспечения точного обслуживания, защиты и продвижения интересов клиента.
Знание опыта клиента в инвестициях включает получение информации о транзакциях с финансовыми инструментами, которые клиент осуществлял в прошлом, типах и количествах, а также частоте транзакций.
Что касается инвестиционных целей клиента, компания должна получить информацию, прежде всего, о предполагаемом горизонте инвестиций (краткосрочный, среднесрочный, долгосрочный), а также об аппетите клиента к риску (низкий, средний или высокий).
Кроме того, оценка финансовых активов клиента должна включать более широкий взгляд на портфель активов клиента, включая доходы клиента, а также основные активы клиента (недвижимость, финансовые активы, ценности, другие значимые активы), ежемесячные расходы клиента и долговые обязательства.
Компания должна обратить внимание клиента на необходимость информировать компанию о будущих изменениях в данных клиента и его финансовом положении.
Все сотрудники обязаны сообщать о знаниях или подозрениях по поводу отмывания денег в соответствии с этими процедурами. Сотрудник совершает правонарушение, если существуют разумные основания для подозрения/знания о отмывании денег, и он/она не сообщает об этом. Поэтому, если у вас есть подозрения, независимо от того, насколько они малы:
(a) Немедленно сообщите об этом устно MLRO и заполните эту форму отчета. Теперь вы освобождены от личной уголовной ответственности. Однако вы должны выполнять указания Compliance Officer и руководства относительно клиента и транзакции до разрешения ситуации;
(b) Вы не можете продолжать управление портфелем клиента, пока не получите разрешение от Compliance Officer;
(c) Compliance Officer должен незамедлительно рассмотреть ситуацию с высшим руководством;
(d) Рассмотрение либо подтверждает, либо опровергает подозрение. Подтвержденное подозрение приведет к тому, что Компания сделает конфиденциальный отчет в органы, которые укажут, как действовать дальше;
(e) Вы не должны уведомлять клиента или любое другое лицо о том, что вы или Компания сделали отчет;
(f) Если сомневаетесь, получите консультацию от Compliance Officer.
ПОЖАЛУЙСТА, ЗАПОЛНИТЕ СЛЕДУЮЩЕЕ
6. Является ли клиент существующим клиентом?
8. Подозрения или знания, возникшие в ходе процедуры идентификации:
(a) Как клиент был представлен нам?
(b) Завершена ли верификация личности?
(c) Было ли получение верификации личности клиента необычно сложным?
Если да, уточните:
9. Пожалуйста, укажите в приведенном ниже пространстве знания или подозрения относительно отмывания денег, почему вы подозреваете и любую другую релевантную информацию. Пожалуйста, предоставьте как можно больше информации. Следующие пункты могут помочь:
(a) Является ли роль любого фидуциария, участвующего в управлении портфелем, обычной?
(b) Происходит ли оплата на счет через чек третьей стороны, без явной связи с потенциальным инвестором?
(c) Происходит ли оплата чеком на счет, где имеется различие между владельцем счета, подписантом и потенциальным инвестором?
(d) Другие подозрительные обстоятельства:
10. MLRO: пожалуйста, добавьте любую дополнительную релевантную информацию для подтверждения или опровержения подозрения.